BACK-OFFICE VS FRONT-OFFICE NELLA GESTIONE DEI SERVIZI CLOUD
I servizi che vengono erogati da aziende come la nostra richiedono un coordinamento interno che spesso, dall’esterno, non è facile da immaginare. Attraverso una fitta rete di contatti ed attività che si svolgono sia all’interno del “motore” aziendale che verso l’esterno, infatti, l’erogazione dei servizi riesce a garantire la business continuity ad ogni livello. In questo ambito può essere interessante andare a vedere cosa faccia la differenza a livello di produttività, passando per l’organizzazione del lavoro e la gestione delle criticità quotidiane.
Tale discorso può essere inquadrato nella collocazione corretta delle funzionalità e delle competenze, ed in questo ambito viene in aiuto una distinzione importante: quella tra funzionalità back-office e front-office. Una distinzione che molti potrebbero aver sentito nominare negli ultimi anni, ma sulla quale potrebbero non avere le idee necessariamente chiare come si dovrebbe.
Detta in estrema sintesi, back-office e front-office cooperano, si coordinano e rappresentano due aspetti distinti della gestione di un’azienda: se il back-office si occupa della parte interna del funzionamento della stessa, il front-office si occupa delle relazioni tra l’azienda ed il cliente finale. Il back-office, in altri termini, determina le strategie che si rivelano necessarie al sistema produttivo della nostra realtà, lavorando a più livelli, ed affidando il coordinamento, secondo opportune strategie, dei vari settori amministrativi e operativi.
In altri termini, se il front-office è ciò che il cliente finale “vede” della realtà aziendale in questione (a qualsiasi livello come, ad esempio: commerciale, ticketing, supporto tecnico), il back-office rappresenta il motore interno dell’azienda stessa, ovvero le varie procedure di supporto al core business aziendale. Il tutto avverrà in modo solo parzialmente visibile al cliente che acquisti, ad esempio, servizi cloud, limitando la visione di ciò che egli percepirà di noi proprio mediante l’organizzazione di un front-office efficace.
In questo ambito assume una valenza fondamentale proprio l’uso del cloud, che in prima istanza ha cambiato la struttura dei servizi, rendendola più semplice, per molti versi, e puntando su un livello di astrazione più alto. Ciò significa che le infrastrutture informatiche sono diventate molto più snelle, veloci e semplici da gestire ed utilizzare, anche per i meno esperti.
Un servizio di back-office o front-office in cloud, in sostanza, consente la gestione delle risorse sia al cliente finale che a livello di gestionali interni, il tutto disponendo di una semplice connessione internet e mediante qualsiasi dispositivo (PC, tablet o smartphone), mediante interfacce web e app che forniscono le opzioni essenziali del suo funzionamento. Per garantire massima riservatezza e sicurezza alle operazioni, in genere si sfrutta una rete di protezione affidata a password, autenticazione a due fattori (2FA), firewall e VPN aziendali, che i servizi in cloud sono in grado di fornire già integrate nei pacchetti. Per inciso, le soluzioni SaaS sono la risposta tipica alle problematiche che abbiamo esposto.
Ciò, nella pratica, si riflette in positivo a vari livelli: a cominciare dalle maggiori opportunità che vengono offerte ai clienti, ad una elevata flessibilità dei servizi erogati dall’azienda. In particolare ciò avviene per quello che riguarda un settore specifico come quello del document management: In altri termini, la gestione in cloud computing dei propri documenti a qualsiasi livello e per qualsiasi ambito.
Grazie alle potenti tecnologie ed infrastrutture disponibili sul mercato odierno, infatti, è possibile non solo archiviare grosse quantità di documenti interamente in digitale, ma si possono anche mettere in piedi sistemi per modificarli in tempo reale, apportare variazioni al flusso di lavoro, tracciare le modifiche che vengono fatte e ricostruire il “cammino” che ci ha portato ad esse.
Una tecnologia che si trova in piena evoluzione, ad oggi, e che potrà condurre i clienti sulla strada del successo già nei prossimi anni. Non c’è dubbio, pertanto, che in questo ambito le infrastrutture basate su cloud abbiano potuto condurre ad un incremento delle funzionalità aziendali, sia a livello interno che a livello esterno.
